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Praxisdaten-Sicherung

Dringlichkeit der prompten und gebrauchsfähigen Sicherung

Datensicherung ist unverzichtbar beim Einsatz des PC in der Arztpraxis. Selbst wenn Ihre Festplatte jahrelang problemlos läuft, kann doch einmal etwas passieren. Wenn bei Ihnen heute ein Schaden auftritt: Wie können Sie jetzt sofort an einen sicheren, verläßlichen und aktuellen Satz Ihrer Praxisdaten gelangen?

Von Bandsicherungssystemen raten wird ab! Wir leisten hierzu keinerlei Support. Zumeist kann das Praxispersonal nicht eigenständig im Notfall eine Rückspeicherung vornehmen.

Unsere Empfehlung:

Sicherungen

Siehe Hauptmenue → System → Systemwartung und Sicherungen (oder <F9>). Übertragen werden stets alle Praxisdaten (= alle Dateien *.dat).

Systemwartung und Sicherungen

Unter Vorgaben/Programm/Sonstiges können Sie vorgeben, ob auch alle Patiententext-Dateien (*.txt, *.rtf, *.doc, *.pdf), die in der El. Karteikarte zu den Patienten angebunden sind und im Ordner c:\dialog_m\patiententexte stehen, sowie die Mustertext-Dateien (mu-*.*) im Ordner c:\dialog_m\mustertexte übertragen werden. Vom Bildmodul, falls genutzt, im Ordner c:\dialog_m\bilder gespeicherte Dateien werden aus Zeit- und Platzgründen nicht gespeichert und müssen vom Anwender selbst verwaltet und gesichert werden.

Schnellsicherung (Netz)

Dies ist die einfachste und komfortabelste Sicherungsmethode. Der Befehl wird stets vom Netz-PC aus ausgeführt und erlaubt eine wesentlich beschleunigte Form der Datensicherung, indem die Praxisdaten einfach übers Netz auf die Festplatte des Netz-PC's gespiegelt werden (in den Ordner c:\dm_sich).

WICHTIG: Trotzdem muß aus Sicherheitsgründen unbedingt wenigstens 1x pro Woche auf CD / DVD gesichert werden!

Sichern auf mobilen Datenträger (z.B. USB-Stick)

Zur Sicherung auf mobilen Datenträger empfiehlt sich ein USB-Stick. Nachdem Sie das entsprechende Laufwerk angegeben haben, werden die Daten automatisch gespeichert.

WICHTIG: USB-Sticks sind fehleranfällig, daher benötigen Sie mehrere USB-Sticks, am besten für jeden Wochentag einen anderen. Zyklisch sollten die Sicherungen auf den Sticks mit der Funktion Sicherung überprüfen physisch und inhaltlich geprüft werden, da es sein kann, daß Fehler beim Schreiben nicht angezeigt werden, sondern sich erst beim Lesen herausstellen.

Sichern auf CD-ROM

Das Brennen von CD-ROMs ist unter Windows möglich. (Nähere Infos hierzu finden sich im Internet, z.B. hier.) Beim Brennen wird wie folgt verfahren:

1. Es wird stets der ganze EASYGOÄ-Ordner c:\dialog_m auf CD gesichert (1:1): Hierzu diesen Ordner markieren und auf das CD-Laufwerk schieben.
2. Beim Brennen auf CD-Rs (einmal-beschreibbar) kann jede CD-ROM so oft benutzt werden, bis sie voll ist. (Die Option "Multisession=ja" ermöglicht mehrfaches Beschreiben.)
3. Beim Brennen auf CD-RWs (wieder-beschreibbar) verfahren Sie wie bei 2., und wenn die CD-ROM voll ist, löschen Sie sie mit der Löschfunktion Ihres Brennerprogramms.
4. Bei 2. und 3. können Sie die Option "nur geänderte Dateien schreiben" verwenden; damit sparen Sie Platz.
5. Gehen Sie bitte unbedingt sicher, daß Sie richtig gebrannt haben! Testen Sie daher nach dem Brennen den Inhalt der CD-ROM mit dem Befehl "Sicherung überprüfen" → Die Sicherung überprüfen

Die Sicherung überprüfen

Testen Sie zwischendurch Ihre Sicherungen unbedingt mit dem Befehl Sicherung überprüfen. Diese Funktion liest eine Sicherung von Datenträger (z.B. CD-ROM) und führt darüber einen kompletten Datentest aus. D.h. es wird physikalisch UND inhaltlich geprüft. Außerdem gibt der Befehl am Ende der Prüfung das Datum der Sicherung aus.

Gesamtspiegelung (Netz-PC oder Laufwerk)

Ablauf

Umfangreicher als "Schnell-Sicherung (Netz)", denn hier werden nicht nur die Praxisdaten, sondern Programm + Daten, also die komplette Installation der Praxissoftware gesichert. Und zwar wird der gesamte Arbeitsordner c:\dialog_m übers Netz auf die Festplatte des Netz-PC's (bzw. auf ein anderes Laufwerk) gespiegelt: in den lokalen Ordner c:\dm_gesamt (oder ein anderes Laufwerk).

ACHTUNG: Es muß im Falle eigener Ordner- bzw. Zielangabe unbedingt auf korrekte Eingabe geachtet werden; für durch Unkenntnis verursachte Fehlbedienungen übernehmen wir keine Verantwortung!

Da die Funktion auf der Festplatte des Netz-PC oder auf dem Laufwerk ein komplettes Abbild der Installation erzeugt, ist — z.B. bei einem Schaden des Servers — auf diesem PC sofort eine betriebsfähige Version der Software vorhanden.

Verwendung bei Bedarf

Das Vorgehen ist weitgehend identisch mit dem unter Umzug beschriebenen Ablauf. Bitte lesen Sie erst die dortigen Infos.

Falls ein Notfall eintritt, braucht nur folgendes erledigt zu werden:

• Der Ordner der Gesamtsicherung (incl. dessen komplettem Inhalt) wird auf die Festplatte C: als neuer Ordner c:\dialog_m verwendet (einkopiert oder umbenannt).
• Einrichten der Verknüpfung zu eg.exe auf dem Desktop, um das Programm dort per Doppelklick starten zu können.
• Einspielen des letzten, tagesaktuellen Stands der Praxisdaten-Sicherung (meistens auf USB-Stick). Wenn unsere Sicherungsempfehlungen korrekt befolgt wurden, sollte eine Sicherung vom Vortag oder eine relativ frische Sicherung verfügbar sein.

WICHTIG: Führen Sie, selbst wenn Sie die Funktion "Gesamtspiegelung" benutzen, trotzdem aus Sicherheitsgründen unbedingt wenigstens 1x pro Woche eine Sicherung auf statische Datenträger (CD/DVD) aus!

Rückspeichern der Praxisdaten-Sicherung (nur Sonderfall!)

Hierbei ist mit großer Vorsicht vorzugehen, da nicht aktuelle mit veralteten Daten überschrieben werden sollen! Zwar gibt es bei sämtlichen Rückspeicherfunktionen zusätzliche Absicherungen gegen irrtümliches Überschreiben der kritischen Praxisdaten, aber dennoch trägt der Benutzer die alleinige Verantwortung für Fehlbedienungen! Wir empfehlen, die Sicherung vorher mit dem Befehl Sicherung überprüfen auf Korrektheit prüfen; andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre Daten zu zerstören.

Verwendet werden die zu den jeweiligen Sicherungsmethoden passenden Rückspeicher-Funktionen:

• Rückspeichern der Schnell-Sicherung (Netz)
• Rückspeichern von mobilem Datenträger
• Rückspeichern von CD-ROM

Standardfall

Es werden die *.dat-Dateien, also alle Praxisdaten, zurückgespeichert. Andere Dateien wie Patiententext- (*.txt, *.rtf. *.doc) oder Mustertext-Dateien — diese befinden sich, falls die entsprechende Sicherungsoption eingestellt wurde, in den Ordnern und patiententexte und mustertexte — müssen manuell per Windows-Explorer zurückkopiert werden. Dies gilt auch für selbständig gesicherte Bilddateien des Bildmoduls (in Ordner bilder).

Rückspielung bei Komplettzerstörung der Daten

In diesem Fall geschieht die Rückspielung in zwei Stufen:

1. Rückspielung der letzten Komplettsicherung des Ordners c:\dialog_m. Dies sollte die letzte aktuelle Gesamtsicherung auf CD-ROM sein.
2. Einspielen des letzten, tagesaktuellen Stands der Praxisdaten-Sicherung (meistens auf USB-Stick) → Standardfall. Wenn unsere Sicherungsempfehlungen korrekt befolgt wurden, sollte eine Sicherung vom Vortag oder eine relativ frische Sicherung verfügbar sein.